Niemal każdy, kto oferuje sprzedaż towarów bądź usług klientom indywidualnym musi być wyposażony w kasę fiskalną. Obecnie na rynku znajduje się wiele tego typu urządzeń o odmiennych dodatkowych funkcjach czy przeznaczeniu. Jakie rodzaje kas fiskalnych można wskazać? Czym się kierować, wybierając sprzęt dla siebie?
Kasy fiskalne – podział ze względu na możliwości i funkcje
Podstawowym zadaniem każdej kasy fiskalnej jest ewidencja sprzedaży. Warto jednak podkreślić, że nowoczesne urządzenia są wyposażone w wiele przydatnych funkcji, przynoszących liczne korzyści właścicielom biznesów. Najczęściej wyróżnia się dwa podstawowe rodzaje urządzeń: kasy fiskalne i drukarki fiskalne. Na początek porównamy więc te dwa rodzaje urządzeń.
Kasy fiskalne vs drukarki fiskalne
Podział na kasy i drukarki fiskalne zaczyna być najbardziej widoczny, jeśli przyjrzymy się budowie jak i funkcjom obu urządzeń. Drukarki fiskalne często nazywane są kasami fiskalnymi na komputerze, ponieważ do ich poprawnego działania niezbędny jest właśnie komputer. Programowanie bazy towarowej, wszelkie działania na paragonach, raporty fiskalne – w drukarce fiskalnej wykonujemy te działania za pośrednictwem komputera wyposażonego w odpowiednie oprogramowanie. Drukarka wypełnia tu swoją funkcję fiskalną, czyli rejestruje sprzedaż i wydaje dokumenty fiskalne i niefiskalne (bilety, kupony, promocje), wywołane z poziomu oprogramowania komputerowego.
Sterowanie drukarką za pośrednictwem komputera jest z pewnością wygodne i intuicyjne. Zyskujemy także dostęp do aktualnych danych magazynowych, statystyk i przydatnych wskaźników sprzedaży, czego nie może nam zaoferować kasa fiskalna.
Kasa fiskalna jest natomiast zupełnie niezależnym urządzeniem, które same w sobie jest wystarczające do prowadzenia sprzedaży. Zawiera dwa wyświetlacza – klienta i operatora. Obsługa kasy często bywa problematyczna dla użytkowników, ze względu na zastosowanie klawiatury alfanumerycznej, takiej samej jak w starych telefonach komórkowych. Aby wyeliminować tę niedogodność, warto wybrać kasę fiskalną z ekranem dotykowym, taką jak Elzab K10 Online, Novitus Next Online lub Novitus One Online.
Jeśli jesteś przedsiębiorcą, który ma niewielki punkt usługowy lub sklep, prawdopodobnie wystarczy Ci kasa fiskalna. Urządzenia tego typu oferują od kilku do kilkudziesięciu tysięcy pozycji w bazie towarowej. Kasę fiskalną polecamy do miejsc takich jak cukiernie, kioski, gabinety lekarskie, salony fryzjerskie i kosmetyczne, kancelarie czy małe lokale gastronomiczne. Wbrew obawom, kasa fiskalna jest wygodna i intuicyjna – każdy szybko nauczy się ją obsługiwać.
Drukarki fiskalne sprawdzą się w dużych sklepach i lokalach gastronomicznych, gdzie ważne jest zintegrowane zarządzanie i sprawny przepływ informacji. Urządzenia te dają większą kontrolę i szerszy wgląd w sprzedaż lokalu. Dla wielu osób mogą być także łatwiejsze w obsłudze, niż kasa fiskalna. Z pewnością są jednak rozwiązaniem droższym.
Kasa fiskalna online czy tradycyjna – podział ze względu na sposób działania sprzętu
Dzieląc kasy fiskalne na poszczególne rodzaje, można również wskazać urządzenia tradycyjne i sprzęt online. Zarówno pierwsze, jak i drugie z wymienionych odpowiadają za rejestrowanie sprzedaży, a także wydruk paragonów fiskalnych. Jednak podstawową różnicą jest fakt, że kasy fiskalne online automatycznie wysyłają informacje do Centralnego Repozytorium Kas (CRK). Dzięki temu rozwiązaniu znacznie szybciej zauważane są wszelkie nadużycia.
Trzeba podkreślić, że obecnie istnieje obowiązek stosowania kasy fiskalnej online, który dotyczy m.in. lekarzy, prawników, gabinetów kosmetycznych, lokali gastronomicznych, hoteli, pensjonatów czy warsztatów samochodowych. Ponadto od początku 2023 tradycyjne kasy fiskalne mają zupełnie zniknąć z salonów sprzedaży urządzeń fiskalnych, co oznacza, że w niedługim czasie dostępne będą jedynie urządzenia online.
Kasa fiskalna – podział ze względu na przeznaczenie
Rodzaje kas fiskalnych można również wyróżnić na podstawie ich przeznaczenia. Obecnie na rynku dostępnych jest wiele typów urządzeń tworzonych z myślą o konkretnych branżach. Wśród nich wyróżnia się m.in.:
- kasy fiskalne dla gastronomii, które są wyposażone w takie opcje jak możliwość dzielenia rachunku, obsługa stolików czy też rozliczanie zmian;
- kasy fiskalne dla gabinetów kosmetycznych i fryzjerów, wykazujące szczególną odporność na pył czy wilgoć, a także zachwycające estetycznym wyglądem, dzięki czemu mogą być dopasowane do eleganckich miejsc;
- kasy fiskalne dla lekarzy, przychodni czy aptek, pozwalające na łatwą i szybką obsługę, wystawianie recept, receptur czy zamówień na leki. Nierzadko są to również urządzenia mobilne, które mogą być wykorzystywane podczas wizyt domowych;
- kasy fiskalne dla prawników – poręczne, łatwe w obsłudze, a przy tym eleganckie;
- kasy fiskalne dla warsztatów samochodowych dostosowane do wykorzystania nawet w najbardziej niekorzystnych warunkach atmosferycznych.
Rozwój technologii umożliwia tworzenie urządzeń dostosowanych do odmiennych potrzeb i oczekiwań, stąd wymienione rodzaje kas fiskalnych są jedynie przykładami sprzętu dostępnego na rynku.
Jaką kasę fiskalną wybrać?
Tak szeroki wybór kas fiskalnych sprawia, że wiele osób nie wie, który sprzęt będzie dla nich odpowiedni. Podczas zakupu warto zastanowić się nad potrzebami, jakie ma dane przedsiębiorstwo oraz nad tym, ile transakcji jest wykonywanych codziennie. To pozwoli podjąć decyzję, czy lepszym wyborem będzie prostsze urządzenie, czy może warto postawić na zaawansowany technologicznie sprzęt np. drukarkę fiskalną. Warto jednak rozważyć zakup kasy fiskalnej online, ponieważ i tak jest ona obecnie wymagana dla większości branż.
Podczas poszukiwania kasy fiskalnej należy również zwrócić uwagę na to, aby sprzęt pochodził ze sprawdzonego źródła. Tylko to da nam pewność, że będzie ono prawidłowo działać przez długi czas. Trzeba także pamiętać, że zgodnie z prawem kasy fiskalne muszą podlegać obowiązkowym przeglądom. Dobrym rozwiązaniem jest więc zakup sprzętu od firmy, której ufamy i na której możemy polegać. Zwróćmy uwagę na atmosferę, jakość kontaktu, a także uprawnienia serwisu, który w przyszłości będzie nas ratował w sytuacjach awaryjnych i technicznych.
Partnerem artykułu jest firma Mico, oferująca różne modele kas fiskalnych.